1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific
เนื่องจาก Dollar General มีร้านค้ามากกว่า 8000 สาขาใน 35 มลรัฐ หากแต่ละแผนกหรือแต่ละสาขาของ Dollar General นั้นมี Functional information system เป็นของตนเองที่ไม่เชื่อมโยงเข้ากันในแต่ละระบบ อาจจะส่งผลเสียและปัญหาต่างๆต่อ Dollar General เช่น
- มีปัญหาเรื่อง Tax compliance : Dollar General อาจพบกับปัญหา VAT หรือ Income Tax rate ซึ่งจะต่างกันในแต่ละรัฐที่ Dollar General ได้ขยายสาขาไป ทำให้อาจยุ่งยากและผิดพลาดในการจัดทำรายงานภาษีต่อ Internal Revenue Service หรืออาจส่งผลต่อการตั้งราคาสินค้า
- ข้อมูลที่นำมาตัดสินใจอาจผิดพลาด : แต่ละระบบไม่เชื่อมโยงกัน ทำให้ข้อมูลอาจจะไม่เป็นปัจจุบัน จนอาจสูญเสีย Competitive advantage เช่น ข้อมูลขายของแต่ละสาขาที่เก็บในฐานข้อมูลสำนักงานใหญ่ ไม่เป็นปัจจุบัน ทำให้อาจตัดสินเลือกกลยุทธ์ผิดพลาด หรือ ข้อมูลพนักงานไม่อัพเดท อาจทำให้วางแผน HR ผิดพลาด เป็นต้น
- จัดทำ Management report ได้ลำบาก : ฝ่าย IT จัดทำ report ได้ลำบากมากขึ้น เช่น ผู้บริหารต้องการได้การเปรียบเทียบยอดขายแต่ละสาขา IT officer อาจต้องเสียเวลาดึงข้อมูลในแต่ละระบบแล้วนำมาเปรียบเทียบอีกที
2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
เมื่อพิจารณาให้ดีแล้ว แม้ระบบใหม่จะมีต้นทุนสูง แต่ ประโยชน์ที่ได้รับมากกว่าต้นทุนในการซื้อและติดตั้งระบบดังกล่าว (Benefit > Cost)
- ระบบนี้จะช่วยลดเวลาทำงานของพนักงานที่ไม่ได้ add value เช่น งานที่ให้พนักงานบัญชี A/P จัดเรียง Purchase order, Invoice, Receiving report และตรวจเช็คสินค้าว่าตรงกันหรือไม่ ซึ่งงานดังกล่าว ไม่ได้ add value แต่อย่างใดอีกทั้งอาจเกิด human error ได้ ดังนั้น บริษัทควรนำระบบใหม่นี้จะเข้ามาช่วยลดเวลาทำงาน จนลดจำนวนพนักงานบัญชี A/P เพิ่มความถูกต้องและความรวดเร็วในการจ่ายเงินให้แก่ vendors ซึ่งจะช่วยลดต้นทุน สร้างความพึงพอใจแก่ vendors อีกด้วย
- ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ถูกต้องมากขึ้นด้วยข้อมูลที่ updated เพราะระบบใหม่จะช่วยเชื่อมโยง Functional system เข้าด้วยกัน เช่น มี Business Intelligence ที่คอยดึงข้อมูลยอดขายจาก POS scanner แล้วไปวิเคราะห์ต่อ ผู้บริหารสามารถเลือกทางเลือกได้ดีขึ้น เป็นต้น จน
- ช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับ เช่น กรณีภาษีขายในแต่ละรัฐต่างกัน ทำให้ Dollar General ตั้งราคาขายได้ถูก นำส่ง Output VAT ได้ถูกต้อง ไม่เสียเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม
3. Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Smart Notification Software คือ ระบบที่คัดกรองข้อมูลที่จำเป็นต่อการนำไปใช้งานโดยให้ข้อมูลที่ครบถ้วน ทำให้องค์กรสามารถใช้ข้อมูลตัดสินใจได้ทันเวลา Software ยังช่วยนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายด้วย ที่สำคัญ Smart Notification Software ยังคำนึงถึง Access authority ด้วย
บริษัทควร Adopt Lawson Software Smart Notification Software ด้วยสาเหตุต่างๆเช่น
- ลด Information overload ของผู้บริหารเพราะ Dollar General เป็นองค์กรขนาดใหญ่ มีข้อมูลต่างๆมากมาย หากข้อมูลได้ถูกคัดกรองแล้วส่งต่อให้ผู้บริหาร Software ดังกล่าวจะช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ดีและเร็วขึ้น ทันต่อการเปลี่ยนแปลงตลาด
- เป็น IT General control ที่ดี เพราะ ข้อมูลบางอย่างไม่ควรให้พนักงานบางแผนกรับรู้ เช่น Purchase officer ไม่ควรเข้าระบบรับจ่ายเงินได้
4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
Services Automation คือ ระบบที่ใช้บริหารงาน บริหารทรัพยากร ค่าใช้จ่ายและการเงินของบริษัท ระบบนี้จะแบ่งออกเป็น 3 ฟังก์ชัน ได้แก่
- Opportunity management : จะวิเคราะห์ยอดขายในแต่ละสาขา แล้วช่วยหาโอกาสทางการตลาดใหม่ๆ รวมถึงวิเคราะห์คาดการณ์ยอดขายในอนาคต
- Project Management ช่วยวิเคราะห์ Project ว่า คุ้มกับเงินลงทุนหรือไม่
- Resource Management ช่วยวิเคราะห์ทรัพยากรการผลิตว่าเพียงพอหรือไม่ รวมถึงค้นหา Capability ของทรัพยากรในองค์กรด้วย
การตัดสินใจว่าจะซื้อ Services Automation หรือไม่ ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของบริษัท เพราะ ฟังก์ชันส่วนใหญ่ของโปรแกรมนี้อาจจะไปทำงานซับซ้อนกับ Finance/Marketing department ซึ่งบริษัทควรเปรียบเทียบระหว่าง Cost and benefit ให้ดีๆ เพราะต้องลงทุนสูง
ในความเห็นส่วนตัว ผมไม่แนะนำ เพราะ การวิเคราะห์โอกาสทางธุรกิจซึ่งเป็นฟังก์ชันหลักของโปรแกรมนั้นมีหลายปัจจัยแวดล้อมเข้ามาเกี่ยวข้อง เช่น วิเคราะห์ยอดขายอาจจะต้องดูเรื่องสถานการณ์บ้านเมืองประกอบ ซึ่ง Software ดังกล่าวอาจไม่สามารถทำได้ อีกทั้งรูปแบบการตัดสินใจทางธุรกิจเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ส่งผลให้ Software นี้ล้าสมัยในที่สุด ไม่คุ้มค่ากับเงินลงทุน บริษัทควรจ้าง Business analyst น่าจะมีราคาถูกกว่า
นายสัจจวัฒน์ จันทร์หอม
เลขทะเบียน นศ. 5302110043
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น